インフォマート、ファイブグループが請求業務のデジタル化でコスト削減

インフォマートは、㈱ファイブグループが、仕入の請求書をデータ化する｢ BtoB プラットフォーム 受発注｣、経費の請求書をデータ化する｢ BtoB プラットフォーム 請求書｣と、㈱ Deepwork が提供する紙の請求書をデータ化する｢ invox ｣と組み合わせて、グループ全体 99 ％の請求業務をデジタル化、業務効率化･コスト削減をしたと発表した。

ファイブグループは、 2008 年に仕入の受発注･請求業務をデジタル化するサービス｢ BtoB プラットフォーム 受発注｣を導入、食材や消耗品など約 40 社との取引における仕入および請求書業務を電子データ化し、月次確定の早期化と経理の業務効率化を実現してきた。さらに、仕入れ以外の経費関連における取引先約 400 社との請求書も電子データ化するため、 2015 年から｢ BtoB プラットフォーム 請求書｣を導入し、データ連動による仕訳作業効率化を目指してグループ全体の請求書電子データ化を推進してきた。

しかしながら、飲食業界は依然として、紙でやり取りする商習慣が残っており、請求書業務の負荷は残ったままだった。さらに、コロナ禍の影響もあり、バックオフィス業務全体のテレワークは進んでいるのにも関わらず、経理部門だけは請求書の受け取りや処理をするための出社が必要だった。そのような中、 2022 年 1 月からの電子帳簿保存法の改正による要件の大幅緩和を知り、このタイミングで一気に電子データ化が必要と判断し、 2020 年に同社と連携している｢ invox ｣を採用し、 2021 年 12 月に請求書業務の 99 ％デジタル化が実現した。

これまでは、紙の請求書を見ながら、ネットバンキングや、新規振込先の登録作業を手入力で行っていたが、現在は、仕入に関する請求書は｢ BtoB プラットフォーム 受発注｣｢ BtoB プラットフォーム 請求書｣で電子データ化されるため、月初 3 営業日には電子請求書が届き、振込データを出力して処理する。紙で届く請求書は、｢ invox ｣を利用することで、振り込み作業の 95 ％が削減された。紙の請求書を｢ invox ｣の AI-OCR 機能で読み取ると、 99.9 ％の精度でデータ化されるため、最後に振込データを確認する程度になった。また、紙の請求書は大量の紙から必要なものを探していたが、データ化されたことで、検索も容易になった。さらに、必要な請求データをダウンロードして担当部署に送れるようになり、ストレスがかなり軽減されているという。そして、経理業務の仕訳入力についても、これまでは前任者が作成したアクセスツールを活用した属人的かつ保守されていない状態での業務だったが、データ連動で仕訳作業も効率化できるため、経理業務の大きな業務改善に繋がっているという。

記事配信・制作協力／外食ドットビズ